El software contable es una herramienta usada por los contadores, la cual puede digitalizar toda la información recopilada en un solo dispositivo. Esto minimizando la posibilidad de cometer algún error humano, y ofreciendo una organización que puede ayudar a encontrar información importante en segundos. De hecho, si se usa de forma correcta, un software contable puede ser clave para mantener a flote una empresa, aunque para esto es necesario conocer sus mecanismos y sus ventajas.
Características de un software contable
Si bien, existen distintos tipos de software que pueden variar su sistema, todos cuentan con ciertos mecanismos y características esenciales que pueden ayudar a sus usuarios. Tales como:
Actualización y soporte técnico
El mundo de la contabilidad siempre está en constante cambio y evolución, por lo que, al comprar un software contable este debe tener un equipo especializado que sea capaz de funcionar ante estas actualizaciones, además de que tengan un buen soporte técnico que pueda ayudarte cuando tengas un problema.
Capacidad de generar informes
Según los datos que se han incluido en el sistema, el software tendría que ofrecer documentos detallados con las operaciones que le guste al usuario monitorear en tiempo real, de forma que tengan una idea de a dónde se encamina la empresa o que apartado necesita una atención especial.
Flexibilidad
El software contable debe ser capaz de crecer con la empresa, es decir, debe ajustarse a todas las operaciones que se realicen, incluyendo nuevas expansiones, y seguir funcionando, de forma que no quede obsoleta al poco tiempo.
Portabilidad
Un buen software es determinado por la dependencia que este tiene para una plataforma, por lo que este tendría que ser capaz de funcionar es distintas plataformas, cómo la nube, para que múltiples usuarios puedan acceder a su información fácilmente, sin riesgo que esta se filtre o extravíe.
Seguridad
Los software contables pueden ser gestionados por los propietarios de una empresa para que solo se pueda acceder a ciertos datos a través de claves, o que cierta información se encuentre restringida para algunos usuarios. Esto no solo para que cada usuario pueda gestionar el sistema a su preferencia, sino para evitar filtraciones o extracciones de datos.
Unificación
Un software contable debe permitir la adhesión de diferentes factores relacionados con la información financiera, de forma que puedan integrarse en un mismo sistema para tener una mayor precisión en las operaciones realizadas, y se pueda crear un mayor enlace entre ellas con más facilidad.
Beneficios de un software contable
Además de sus características y mecanismos principales, los software tienen varios beneficios en aspectos de inversión a considerar, los cuales pueden hacer mucho más fácil el trabajo de un contador si se saben emplear, cómo son:
Contabilidad automatizada
La contabilidad automatizada de los software contables son algo que, sin duda, te puede salvar en momentos difíciles, pudiendo generar conciliaciones bancarias, informes financieros, balances, y que garantizan un respaldo de todos los documentos cargados que los usuarios pueden ver en cualquier momento, sin ningún problema.
Costos asociados
Es cierto que existen software contables que son gratis, aunque estos tienen funciones limitadas. Por lo que es recomendable siempre optar por versiones pagos que garantizan su funcionalidad, aunque estos necesitan de otros gastos relacionados para funcionar correctamente, cómo su instalación, su soporte técnico, licencias, o el mantenimiento.
Selección
Cada software contable puede ser adaptable a las necesidades de la empresa, y existen un montón de donde elegir, de forma que los empresarios encuentren el que mejor se ajuste a sus necesidades, presupuesto y objetivos empresariales.
Capacitación
La gestión del programa puede ser complicada, por lo que es recomendable contratar a una persona que se encargue de manejar el software contable principal, algo que también puede traer varios beneficios a la hora de manejar problemas, acceder a datos, mantener un orden, entre otras cosas.