Anteriormente, llevar la contabilidad de una empresa o para una persona resultaba bastante agotador, y podría acarrear varios errores si no se hace de la manera más prudente. Es por eso que la creación de un sistema contable capaz de ayudar a los contadores con el almacenamiento de información y la organización de documentos ha sido bastante útil para los usuarios y contadores que la usan.
¿Qué es un software contable?
Conocido comúnmente cómo software contable, los sistemas contables son programas computarizados que sirve para recopilar toda la información financiera de una empresa en un mismo sistema. Esto empleando principios básicos de contabilidad que permiten a los empresarios operar su negocio desde una fuente válida y dentro de los marcos legales.
Cada día, se está haciendo más necesario incluir un software contable en una empresa para llevar un control de las operaciones, y agilizar lo más posible el tiempo, lo que hace suponer que en unos años se volverá un programa indispensable para cualquier negocio. Entre sus principales objetivos podemos mencionar:
- Seguimiento de las operaciones de la empresa.
- Mejoramiento en los procesos de una empresa.
- Mejor control en la gestión de información centralizada.
- Vista de datos oportunos en tiempo real.
- Simplificación de la información financiera, incluyendo datos importantes cómo número de ventas, compras, cuentas por cobrar, entre otras cosas.
- Organización de datos.
- Seguridad que ayuda a los usuarios a encontrar la información que busca, e impide la filtración de datos importantes.
Tipos de software contable
Existen distintos tipos de software contables, de forma que un empresario pueda elegir aquel que mejor se adecue a las necesidades de su empresa y se le haga más accesible. A continuación mencionaremos algunos de los más destacados:
Software contable online
También conocido cómo “software en la nube”, este programa permite almacenar la información financiera en una base de datos que se encuentra disponible en cualquier sitio de Internet. Por lo que no es necesario hacer una instalación, e incluso puede ser usada a través de dispositivos móviles. Esta se encuentra dirigida, principalmente, a PyMEs, por lo que no es tan compleja de usar.
Software gratuitos
Los sistemas contables gratuitos son aquellos que cuentan con capacidades básicas, aunque más limitadas. Es perfecto para aquellos negocios y empresas que apenas están iniciando, y en caso de querer disponer de otras funciones se puede pagar por una cuenta premium que las incluya.
Hoja de cálculo
Este es otro programa básico el cual suele ser utilizado por empresas de baja afluencia de operaciones. Consistiendo en una plantilla donde se pueden ingresar datos de forma manual. Aunque estos no pueden integrarse entre sí ni ofrecen conocimientos contables que puedan evitar errores. Además, al depender de una gestión completamente manual, se pueden cometer errores, por lo que no ofrecen una precisión completa.
Software de planificación empresarial
Conocido por sus siglas ERP, este sistema contable es capaz de integrar toda la información contable en un solo programa, enlazando datos de cada departamento de una empresa para su gestión. Así que, por lo general, suele usarse este tipo de software para aquellas empresas de gran tamaño que presentan una mayor complejidad operativa, aunque necesita que se usen varios recursos para que funcione correctamente.
Software contable comercial
Este es un software que necesita ser instalado en una computadora y no permite trabajar en un dispositivo diferente, lo que puede dar pasó a ciertas limitaciones a la hora de acceder a él. Por lo cual, se puede decir que es bastante genérico, aunque igual atiende a un montón de necesidades contables que puede tener una empresa.
Software de contabilidad personalizado
Los software de contabilidad personalizados, son aquellos programas desarrollados por la misma empresa para que funcionen en concordancia con sus propias necesidades, las cuales no pueden ofrecer otros sistemas. Estos suelen ser encargados al departamento de informática de una empresa, y representan altos costos, por lo que rara vez son comercializables.